Vacature operationeel medewerker
Voor wie sociaal engagement wil combineren met ondernemerschap
Als operationeel medewerker ondersteun je het team en in het bijzonder de directie en team manager van Debateville bij de administratieve projectcoördinatie en werk je mee aan een inspirerend maatschappelijk doel in een ondernemende werkomgeving.
Jouw verantwoordelijkheden
Je speelt een cruciale rol in het mogelijk maken van het succes van onze organisatie door uitstekende administratieve en organisatorische ondersteuning te bieden in een dynamische en missiegedreven omgeving.
- Je beheert de agenda’s, afspraken en deadlines. Je stuurt hierbij vergaderverzoeken op, boekt meeting rooms of stuurt herinneringsmailtjes om afspraken in te plannen bij belangrijke stakeholders.
- Je coördineert interne events zoals vormingen of teambuildings.
- Je beheert de correspondentie met partners en donors. Je houdt verslagen, mailverkeer, contracten en belangrijke deadlines bij in onze database. Je volgt de betalingen, details of deadlines van belangrijke afspraken op.
- Je coördineert bezoeken van belangrijke donors of partners: je kiest een geschikte activiteit voor het bezoek, verifieert of de deelnemers op de foto mogen, zorgt voor een briefing voor de bezoekers, fotograaf, en het teamlid die hen ontvangt, je bent het aanspreekpunt voor alle praktische details.
- Je coördineert externe lezingen, presentaties, workshops of events: je stemt af over de praktische details en verwachtingen, zorgt voor een briefing voor het teamlid dat de activiteit begeleidt, volgt de facturatie, betaling en evaluatie achteraf op.
- Je filtert en beheert inkomende aanvragen van stakeholders en stuurt ze door naar de meest geschikte persoon binnen de organisatie.
- Je verzorgt de lay-out van presentaties of brochures.
Jouw kwaliteiten en vaardigheden
- Je bent bewogen door gelijke kansen en talentontwikkeling en wil je verbonden voelen met geëngageerde jonge mensen in de samenleving
- Je communiceert vlot en spontaan, telefonisch, per mail maar ook via WhatsApp-voicemessages
- Je bent een sterke planner en organisator. Je haalt voldoening uit het creëren van rust, structuur en overzicht in een bruisende omgeving.
- Je bent doortastend en hebt een proactieve houding. Je neemt initiatief om tijdig geplande afspraken in goede banen te leiden en aarzelt niet om de betrokken partijen te bellen of mailen.
- Je bent flexibel en stressbestendig: je laat je niet afschrikken door een variëteit aan snel veranderende taken.
Wat biedt Debateville jou?
- Je werkt in een ondernemende en professionele start-up omgeving aan een inspirerend maatschappelijk doel.
- Een samenwerking op freelance basis, gemiddeld 7 uur/week te verdelen over maandag, dinsdag en woensdag.
- Grotendeels virtueel, met occasionele fysieke overlegmomenten
- Startdatum: zo snel mogelijk
- Vergoeding: marktconform, op factuurbasis