Déclaration de confidentialité des parties prenantes

DEBATEVILLE attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et respecte pleinement votre vie privée. 

La présente déclaration de confidentialité (ci-après la « Déclaration ») précise quelles données personnelles, étant des données qui nous permettent de vous identifier ou d’identifier une autre personne physique, DEBATEVILLE traite (à l’exception des données personnelles des parents et des enfants (ou d’autres personnes responsables de ces enfants, telles que les tuteurs)), comment et pourquoi DEBATEVILLE traite ces données personnelles, quelle base juridique sous-tend les objectifs respectifs du traitement, qui a accès à ces données, combien de temps DEBATEVILLE traite ces données personnelles, de quelle manière elle sécurise les données personnelles et comment vous pouvez exercer vos droits à l’égard de ces données. Pour la déclaration de confidentialité relative aux données personnelles des enfants et des parents (ou d’autres parties responsables de ces enfants, comme les tuteurs), nous nous référons à notre déclaration de confidentialité pour les parents et les enfants qui peut également être consultée sur notre site web (https://debateville.org/).

La présente Déclaration est mise à jour régulièrement. La version la plus récente de la Déclaration est disponible sur notre site web. Nous vous informerons également à travers nos canaux de communication habituels, tels que le courrier électronique et les réseaux sociaux, si des modifications importantes ont été apportées.

DEBATEVILLE vous invite à lire attentivement la présente Déclaration afin de connaître et de comprendre les politiques de DEBATEVILLE dans ce domaine

Quel type de données personnelles est traité par DEBATEVILLE ?

DEBATEVILLE traite les informations d’identité, telles que (à titre d’exemple) le nom, l’adresse, le numéro de téléphone fixe ou mobile et l’adresse électronique des personnes concernées.

Les données personnelles que traite DEBATEVILLE, comme décrit dans la présente Déclaration, sont acquises par la personne concernée et par des sources accessibles au public.

Lorsque vous communiquez à DEBATEVILLE des données personnelles d’une autre personne que vous-même, vous êtes tenu de vous assurer que la personne en question a pris connaissance des informations contenues dans la présente Déclaration et qu’elle vous a donné son consentement pour communiquer ces données à DEBATEVILLE, ou qu’il existe une autre base juridique pour le traitement des données personnelles dans le cadre des activités de DEBATEVILLE.

Sauf dans les cas où la loi exige la communication de certaines données personnelles, votre décision de communiquer des données personnelles à DEBATEVILLE est volontaire. Cependant, veuillez noter que DEBATEVILLE pourrait ne pas être en mesure d’atteindre tout ou partie des objectifs énoncés dans la présente Déclaration si vous décidez de ne pas partager vos données.

Pourquoi DEBATEVILLE traite-t-elle vos données personnelles et quelle est la finalité du traitement ?

En fonction de la situation, DEBATEVILLE a besoin de certaines informations de votre part pour offrir certains services et exercer ses activités. 

DEBATEVILLE traite vos données personnelles notamment pour les finalités suivantes:

• Collecte de données relatives aux personnes liées à DEBATEVILLE afin d’organiser correctement les activités de DEBATEVILLE, telles que l’organisation de visites aux activités.
• L’optimisation des processus au niveau administratif, comme la création et la gestion d’une base de données, en vue de l’exécution rapide et soignée d’un contrat avec vous ou de prendre certaines mesures à votre demande avant la conclusion de ce contrat.
• Collecter des informations qualitatives sur le retour d’information des parties prenantes (y compris les sponsors, les donateurs et les entités subventionnaires) sur les activités de DEBATEVILLE, afin d’améliorer les activités de DEBATEVILLE et en vue d’atteindre les objectifs de DEBATEVILLE.
• Des fins promotionnelles et de marketing, telles que, entre autres, dans le cadre de la publicité des activités ultérieures et de la collecte de fonds de DEBATEVILLE, la fourniture d’attentions aux sponsors et aux donateurs, … 
• Recherche générale visant à améliorer les activités de DEBATEVILLE, y compris à des fins éducatives et sur la base d’interactions numériques avec celles-ci.
• Respecter les obligations légales qui incombent à DEBATEVILLE.

DEBATEVILLE n’utilisera pas vos données personnelles à des fins incompatibles avec les finalités de la présente Déclaration, sauf si ce traitement est effectué d’une manière incompatible avec l’une des finalités ci-dessus ou s’il est autorisé ou requis par les lois applicables en matière de protection de la vie privée, ou si vous y consentez.

Quelle est la base juridique du traitement des données personnelles par DEBATEVILLE ?

DEBATEVILLE traite vos données personnelles dans le respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Dans le cadre du traitement des données personnelles par DEBATEVILLE, les motifs de droit suivants s’appliquent.

Le traitement de certaines données personnelles est strictement nécessaire à l’exécution du contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles demandées par la personne concernée. Cela concerne, par exemple, les données personnelles telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone fixe ou mobile et l’adresse électronique. 

Le traitement de certaines données personnelles peut également faire partie d’une obligation légale de DEBATEVILLE, par exemple, dans le cadre d’obligations de déclaration à un autorité subsidiante ou dans le cadre d’obligations comptables et financières.

Le traitement des données personnelles à des fins de marketing et de promotion et en vue d’améliorer les services de DEBATEVILLE fait partie des intérêts légitimes de DEBATEVILLE, étant entendu que DEBATEVILLE ne procédera pas au traitement lorsque les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée, qui nécessitent la protection des données personnelles, l’emportent sur les intérêts de DEBATEVILLE.  

En dehors de ces situations, le traitement des données est toujours basé sur votre consentement, qui est donné librement et que vous pouvez retirer à tout moment en contactant sophie@debateville.org. Cette révocation n’est valable que pour l’avenir et ne compromet pas les opérations de traitement effectuées avant la révocation, ni le traitement de (certaines de) ces données personnelles sur la base d’autres motifs juridiques que votre consentement.

Qui a accès à vos données personnelles ?

Seuls les employés de DEBATEVILLE qui ont besoin de ces données personnelles pour exercer leurs fonctions et compte tenu des objectifs susmentionnés ont accès à vos données personnelles. L’accès est toujours limité à certaines données personnelles qui sont strictement nécessaires à l’exercice de ces activités et compte tenu des objectifs susmentionnés, et étant entendu que les employés ont pris un engagement de confidentialité. 

Dans la mesure où le cadre juridique le requiert et toujours au vu des finalités du traitement, les données personnelles peuvent être partagées avec des tiers afin qu’ils puissent les traiter sous la responsabilité de DEBATEVILLE, ainsi qu’avec les autorités.

Avant de transmettre ces données personnelles à des tiers, DEBATEVILLE prend les mesures nécessaires pour protéger vos données personnelles. Nous attendons et exigeons des tiers auxquels nous communiquons les données personnelles qu’ils observent un niveau adéquat de protection des données personnelles, qu’ils garantissent la confidentialité des données personnelles et qu’ils s’engagent contractuellement à respecter la législation sur la protection de la vie privée. 

Il s’agit notamment des tiers bénéficiaires suivants:

• Comptables et consultants dans le cadre d’assistance fiscale
• Fournisseurs TIC
• Nos compagnies d’assurance
• Notre secrétariat social
• Instituts de recherche belges
• Notre fournisseur de notre CRM pour une éventuelle facturation

Où et pendant combien de temps DEBATEVILLE conserve-t-elle vos données personnelles ?

DEBATEVILLE stocke des données personnelles dans le cloud de Notion et de Google Drive. Le transfert n’a lieu qu’en vue du traitement administratif de ces données. Si les données sont conservées ou transférées dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen, un niveau de protection approprié garantissant l’application du RGPD est imposé par le biais de clauses contractuelles types.

DEBATEVILLE ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps que ce qui est nécessaire au regard des finalités décrites dans la présente Déclaration, et plus précisément uniquement pendant la période nécessaire pour assurer un suivi adéquat avec les acteurs concernés dans le cadre de l’accord et pour pouvoir examiner le fonctionnement de DEBATEVILLE, améliorer ses activités et atteindre les objectifs du traitement.  En aucun cas, vos données personnelles ne seront conservées plus de 10 ans après votre dernière participation aux activités de DEBATEVILLE, après quoi elles seront supprimées ou rendues anonymes.

Afin d’assurer un traitement adéquat et sans préjudice de l’obligation de moyen de DEBATEVILLE et de votre droit de rectification à cet égard, il vous est demandé de maintenir vos données personnelles à jour au regard des finalités et d’informer DEBATEVILLE de tout changement matériel.

Comment DEBATEVILLE sécurise-t-elle vos données personnelles ?

Nous avons développé des mesures de sécurité appropriées sur le plan technique et organisationnel afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la communication accidentelle à des tiers des données personnelles collectées, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des mesures techniques et organisationnelles prises:

1. Mesures techniques 
   • Utilisation de scanners de virus, de pare-feu, etc. 
   • Des mots de passe qui sont changés régulièrement
   • Pas de disques durs non sécurisés ou non cryptés ni d’autres supports physiques (tels que les clés USB) 
   • Sécurité de l’accès aux données
2. Mesures organisationnelles 
   • Des personnes spécifiques ont accès 
   • Procédure de gestion des incidents (voir ci-dessous)
   • Politique pour les employés
   • Formation des employés
   • Clauses de confidentialité

En cas de violation de données personnelles et de la violation connexe de la disponibilité, de l’intégrité ou de la confidentialité des données personnelles, DEBATEVILLE notifie la violation des données personnelles à l’autorité de protection des données dans les 72 heures après en avoir eu connaissance, sauf s’il est peu probable que la violation engendre un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

DEBATEVILLE notifie également une violation de données personnelles à la personne concernée s’il est probable que cette violation engendre un risque accru pour les droits et libertés de la personne concernée.

Quels sont vos droits en ce qui concerne vos données personnelles ?

Vous avez le droit (dans les circonstances et sous réserve des conditions énoncées dans les lois applicables en matière de protection de la vie privée, et sans préjudice des exceptions prévues par la loi) de:

• Demander l’accès aux données personnelles que DEBATEVILLE possède à votre égard ou aux informations sur le traitement des données lui-même.
• Demander la rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Demander la suppression de vos données personnelles, par exemple lorsque le traitement des données personnelles n’est plus nécessaire pour atteindre l’objectif.
• Demander que DEBATEVILLE ne traite plus vos données personnelles.
• Demander que le traitement de vos données personnelles soit limité à un certain type de traitement (par exemple, au stockage).
• Demander une copie ou le transfert de vos données personnelles.

Veuillez noter que les droits susmentionnés peuvent être limités par la législation applicable en matière de protection de la vie privée à certains traitements en vue d’objectifs bien spécifiques.

Que faire si vous avez des questions ou si vous voulez plus d’informations ?

L’objectif de la présente Déclaration de confidentialité est de vous fournir des informations complètes et transparentes sur la manière dont DEBATEVILLE traite les données personnelles. Veuillez contacter sophie@debateville.org si vous avez d’autres questions sur la manière dont DEBATEVILLE traite les données personnelles ou si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés. Vous recevrez gratuitement une confirmation de votre demande dans les trente (30) jours, étant entendu que ce délai peut être prolongé de trente (30) jours si DEBATEVILLE considère la demande en question comme étant complexe.