Déclaration de confidentialité parents & enfants

DEBATEVILLE attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et respecte pleinement votre vie privée. 

La présente déclaration de confidentialité (ci-après la « Déclaration ») précise quelles données personnelles, étant des données qui nous permettent de vous identifier ou d’identifier une autre personne physique, DEBATEVILLE traite des enfants et des parents (ou d’autres responsables de ces enfants, tels que les tuteurs), comment et pourquoi DEBATEVILLE traite ces données personnelles, quelle base juridique sous-tend les objectifs respectifs du traitement, qui a accès à ces données, combien de temps DEBATEVILLE traite ces données personnelles, de quelle manière elle sécurise les données personnelles et comment vous pouvez exercer vos droits par rapport à ces données. Pour la déclaration de confidentialité concernant les parties prenantes autres que les parents et les enfants, nous renvoyons à notre déclaration de confidentialité pour les parties prenantes qui peut également être consultée sur notre site web (https://debateville.org/).

La présente Déclaration est mise à jour régulièrement. La version la plus récente de la Déclaration est disponible sur notre site web. Nous vous informerons également à travers nos canaux de communication habituels, tels que le courrier électronique et les réseaux sociaux, si des modifications importantes ont été apportées.

DEBATEVILLE vous invite à lire attentivement la présente Déclaration afin de connaître et de comprendre les politiques de DEBATEVILLE dans ce domaine.

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

DEBATEVILLE traite (i) des données d’identité, telles que (à titre d’exemple) le nom, le numéro de registre national, l’adresse, le lieu et la date de naissance, la nationalité, le sexe, le numéro de téléphone fixe ou mobile et l’adresse électronique; (ii) des images, telles que (à titre d’exemple), des photos et des vidéos; et (iii) des données socio-économiques, telles que les études et la situation professionnelle. 

En outre, DEBATEVILLE traite également les données personnelles spéciales suivantes (données socio-économiques) : (i) données relatives à la santé et (ii) origine ethnique et origine migratoire. 

Les données personnelles que traite DEBATEVILLE, comme décrit dans la présente Déclaration, sont acquises par la personne concernée, à savoir les parents et les enfants. DEBATEVILLE ne traite pas les données personnelles provenant de tiers.

Lorsque vous communiquez à DEBATEVILLE des données personnelles d’une autre personne que vous-même, vous êtes tenu de vous assurer que la personne en question a connaissance des informations contenues dans la présente Déclaration et qu’elle vous a donné son consentement pour communiquer ces données à DEBATEVILLE, ou qu’il existe une autre base juridique pour le traitement des données personnelles dans le cadre des activités de DEBATEVILLE.

Sauf dans les cas où la loi exige la communication de certaines données personnelles, votre décision de communiquer des données personnelles à DEBATEVILLE est volontaire. Cependant, veuillez noter que DEBATEVILLE pourrait ne pas être en mesure d’atteindre tout ou partie des objectifs énoncés dans la présente Déclaration et pourrait ne pas être en mesure de fournir les services offerts si vous décidez de ne pas partager vos données. 

Pourquoi DEBATEVILLE traite-t-elle vos données personnelles et quelle est la finalité du traitement ?

En fonction de la situation, DEBATEVILLE a besoin de certaines informations de votre part pour offrir certains services et exercer ses activités. 

DEBATEVILLE traite vos données personnelles notamment pour les finalités suivantes:

DEBATEVILLE n’utilisera pas vos données personnelles à des fins incompatibles avec les finalités de la présente Déclaration, sauf si ce traitement est effectué d’une manière incompatible avec l’une des finalités ci-dessus ou s’il est autorisé ou requis par les lois applicables en matière de protection de la vie privée, si vous l’autorisez ou lorsqu’il est nécessaire pour vos intérêts vitaux (par exemple, en cas de nécessité médicale).

Pourquoi DEBATEVILLE s’interroge-t-elle sur le milieu socio-économique de mon enfant ?

Pour s’assurer que le programme de DEBATEVILLE corresponde bien au groupe cible et aux objectifs spécifiques de l’organisation, DEBATEVILLE traite des données sur le milieu socio-économique des participants aux activités de DEBATEVILLE. Ces données sont utilisées pour suivre les progrès des enfants participants en fonction de leur profil socio-économique et pour ajuster les activités de DEBATEVILLE en conséquence.

Des analyses totalement anonymes au niveau du groupe peuvent être rendues publiques et utilisées pour la communication externe vers les parties prenantes et autres tiers. 

Vous êtes toujours libre de donner ou non ces données. Le fait de partager ou non des données sur le milieu socio-économique de votre enfant n’a aucune incidence sur la participation éventuelle aux activités.

Quelle est la base juridique du traitement des données personnelles par DEBATEVILLE ?

DEBATEVILLE traite vos données personnelles dans le respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Dans le cadre du traitement des données personnelles par DEBATEVILLE, les motifs de droit suivants s’appliquent. 

Le traitement de certaines données personnelles, tant des enfants que des parents (le cas échéant et dans la mesure nécessaire dans le cadre du traitement), est strictement nécessaire à la mise en oeuvre de services aux enfants participants et, par conséquent, à l’exécution de l’accord. Il s’agit, par exemple, des données personnelles telles que le nom, le numéro de registre national, l’adresse, le lieu et la date de naissance, la nationalité, le sexe, le numéro de téléphone fixe ou mobile et l’adresse électronique. 

Le traitement des données relatives à la santé n’intervient que dans le cadre d’une éventuelle urgence médicale et est donc nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de la personne en question ou d’une autre personne physique.

Le traitement de certaines données personnelles peut également faire partie d’une obligation légale de DEBATEVILLE, par exemple, dans le cadre des obligations de déclaration à une autorité subsidiante ou dans le cadre d’obligations comptables et financières.

Le traitement des données personnelles à des fins de marketing et de promotion et en vue d’améliorer les services de DEBATEVILLE fait partie des intérêts légitimes de DEBATEVILLE, étant entendu que DEBATEVILLE ne procédera pas au traitement lorsque les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui nécessitent la protection des données personnelles l’emportent sur les intérêts de DEBATEVILLE, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.        

En dehors de ces situations, le traitement des données est toujours basé sur votre consentement, qui est donné librement et que vous pouvez retirer à tout moment en contactant sophie@debateville.org. Cette révocation n’est valable que pour l’avenir et ne compromet pas les opérations de traitement effectuées avant la révocation, ni le traitement de (certaines de) ces données personnelles pour des motifs autres que votre consentement.

Lorsque (i) le traitement des données personnelles est fondé sur le consentement et (ii) que la personne concernée est un enfant, ce traitement n’est valable que si l’enfant est âgé d’au moins 16 ans. Pour les enfants de moins de 16 ans, le traitement des données personnelles n’est licite que si le consentement est donné par le titulaire de la responsabilité parentale à l’égard de l’enfant.

Si DEBATEVILLE traite des données personnelles sensibles, cela se fonde sur les motifs juridiques suivants : (i) le consentement explicite et écrit de la personne concernée, (ii) la protection des intérêts vitaux de la personne concernée et (iii) le traitement concerne des données personnelles manifestement rendues publiques par la personne concernée.

Qui a accès à vos données personnelles ?

Seuls les employés de DEBATEVILLE qui ont besoin des données personnelles pour l’exercice de leurs fonctions et au regard des objectifs ci-dessus, ont accès à vos données. En outre, les employés et les bénévoles ou indépendants, tels que les mentors, peuvent avoir accès à certaines données personnelles dans l’intérêt de votre enfant, telles que le nom de l’enfant participant, des informations médicales importantes et le numéro de téléphone donné par les parents. L’accès est toujours limité à certaines données personnelles strictement nécessaires pour mener à bien ces activités et au regard des objectifs susmentionnés, et étant entendu que tant les employés que les collaborateurs externes, ainsi que les bénévoles permanents ont pris un engagement de confidentialité.

Dans la mesure où le cadre juridique le requiert et toujours au vu des finalités du traitement, les données personnelles peuvent être partagées avec des tiers afin qu’ils puissent les traiter sous la responsabilité de DEBATEVILLE, ainsi qu’avec les autorités. 

Avant de transmettre ces données personnelles à des tiers, DEBATEVILLE prend les mesures nécessaires pour protéger vos données personnelles. Nous attendons et exigeons des tiers auxquels nous communiquons les données personnelles qu’ils observent un niveau adéquat de protection des données personnelles, qu’ils garantissent la confidentialité des données personnelles et qu’ils s’engagent contractuellement à respecter la législation sur la protection de la vie privée.

Il s’agit notamment des tiers bénéficiaires suivants:

Enfin, les données personnelles peuvent également être utilisées dans la communication externe à d’autres parties prenantes, telles que les autorités subsidiantes et les instituts de recherche, à condition qu’elles soient totalement anonymisées et qu’elles ne soient plus considérées comme des données personnelles au sens de la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Où et pendant combien de temps DEBATEVILLE conserve-t-elle vos données personnelles ?

DEBATEVILLE stocke des données personnelles via les clouds de Notion et de Google Drive. Le transfert n’a lieu qu’en vue du traitement administratif de ces données. Si les données sont conservées ou transférées dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen, un niveau de protection approprié garantissant l’application du RGPD est imposé par le biais de clauses contractuelles types.

DEBATEVILLE ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps que ce qui est nécessaire au regard des finalités décrites dans la présente Déclaration, et plus précisément uniquement pendant la période nécessaire pour rester en contact avec les jeunes participants dans le cadre des activités et pour pouvoir examiner le fonctionnement de DEBATEVILLE, améliorer les activités et atteindre les finalités du traitement. En aucun cas vos données personnelles ne seront conservées plus de 10 ans après votre dernière participation à une activité de DEBATEVILLE, après quoi elles seront supprimées ou rendues anonymes.

Afin d’assurer un traitement adéquat et sans préjudice de l’obligation de moyens de DEBATEVILLE et de votre droit de rectification à cet égard, vous êtes prié de maintenir vos données personnelles à jour au regard des finalités et d’informer DEBATEVILLE de tout changement matériel.

Comment DEBATEVILLE sécurise-t-elle vos données personnelles ?

Nous avons développé des mesures de sécurité appropriées sur le plan technique et organisationnel afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la communication accidentelle à des tiers des données personnelles collectées, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des mesures techniques et organisationnelles prises:

  1. Mesures techniques 
    • Utilisation de scanners de virus, de pare-feu, etc. 
    • Des mots de passe qui sont changés régulièrement
    • Pas de disques durs non sécurisés ou non cryptés ni d’autres supports physiques (tels que les clés USB) 
    • Sécurité de l’accès aux données 
  2. Mesures organisationnelles 
    • Des personnes spécifiques ont accès 
    • Procédure de gestion des incidents (voir ci-dessous) 
    • Politique pour les employés
    • Formation des employés
    • Clauses de confidentialité

En cas de violation des données personnelles et de la violation connexe de la disponibilité, de l’intégrité ou de la confidentialité des données personnelles, DEBATEVILLE notifie la violation des données personnelles à l’Autorité de protection des données dans les 72 heures après en avoir eu connaissance, sauf s’il est peu probable que la violation puisse engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

DEBATEVILLE notifie également une violation des données personnelles à la personne concernée s’il est probable que cette violation puisse engendrer un risque accru pour les droits et libertés de la personne concernée.

Quels sont vos droits en ce qui concerne vos données personnelles ?

Vous avez le droit (dans les circonstances et sous réserve des conditions énoncées dans les lois applicables en matière de protection de la vie privée, et sans préjudice des exceptions prévues par la loi) de :

Veuillez noter que les droits susmentionnés peuvent être limités par la législation applicable en matière de protection de la vie privée à certains traitements en vue d’objectifs bien spécifiques.

Que faire si vous avez des questions ou si vous voulez plus d’informations ?

L’objectif de la présente Déclaration de confidentialité est de vous fournir des informations complètes et transparentes sur la manière dont DEBATEVILLE traite les données personnelles. Veuillez contacter sophie@debateville.org si vous avez d’autres questions sur la manière dont DEBATEVILLE traite les données personnelles ou si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés. Vous recevrez gratuitement une confirmation de votre demande dans les trente (30) jours, étant entendu que ce délai peut être prolongé de trente (30) jours si DEBATEVILLE considère la demande en question comme étant complexe.