DEBATEVILLE hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. 

Deze privacyverklaring (hierna de “Verklaring”) verduidelijkt welke persoonsgegevens, zijnde gegevens die ons toelaten u of een andere natuurlijke persoon te identificeren, DEBATEVILLE verwerkt van kinderen en ouders (of andere verantwoordelijken van deze kinderen, zoals voogden), hoe en waarom DEBATEVILLE deze persoonsgegevens verwerkt, welke wettelijke basis aan de respectievelijke verwerkingsdoeleinden ten grondslag ligt, wie toegang heeft tot deze gegevens, hoe lang DEBATEVILLE deze persoonsgegevens verwerkt, op welke manier zij de persoonsgegevens beveiligt en hoe u uw rechten met betrekking tot deze gegevens kan uitoefenen. Voor de privacyverklaring met betrekking tot andere stakeholders dan ouders en kinderen verwijzen wij naar onze privacyverklaring voor stakeholders die eveneens te vinden is op onze website (https://debateville.org/).

Deze Verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de Verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u tevens op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen, zoals e-mail en de sociale mediapagina’s, indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

DEBATEVILLE nodigt u uit om deze Verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van DEBATEVILLE op dit gebied kent en begrijpt.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

DEBATEVILLE verwerkt (i) identiteitsgegevens, zoals (bij wijze van voorbeeld) naam, rijksregisternummer, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, geslacht, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres  (ii) afbeeldingen, zoals (bij wijze van voorbeeld), foto’s en video’s en (iii) socio-economische gegevens zoals studies en arbeidssituatie. 

Daarnaast verwerkt DEBATEVILLE ook de volgende bijzondere persoonsgegevens (socio-economische gegevens): (i) gegevens over gezondheid en (ii) etnische afkomst en migratieachtergrond. 

De persoonsgegevens die DEBATEVILLE verwerkt zoals beschreven in deze Verklaring worden verworven via de betrokkene zelf, zijnde de ouders en kinderen. DEBATEVILLE verwerkt geen persoonsgegevens afkomstig van derden.

Wanneer u persoonsgegevens van iemand anders dan uzelf aan DEBATEVILLE meedeelt, bent u verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de persoon in kwestie op de hoogte is van de informatie in deze Verklaring en dat hij/zij u zijn/haar toestemming heeft gegeven om deze informatie mee te delen aan DEBATEVILLE, dan wel dat er een andere rechtsgrond is voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van DEBATEVILLE.

Behalve in de gevallen waarin de wet de mededeling van bepaalde persoonsgegevens voorschrijft, is uw beslissing om persoonsgegevens mee te delen aan DEBATEVILLE vrijwillig. Gelieve evenwel op te merken dat DEBATEVILLE mogelijk sommige of alle doelen in deze Verklaring niet zal kunnen bereiken en de aangeboden diensten mogelijk niet zal kunnen uitvoeren wanneer u besluit uw gegevens niet mee te delen. 

Waarom verwerkt DEBATEVILLE uw persoonsgegevens en wat is het doel van de verwerking?

Naargelang de situatie heeft DEBATEVILLE bepaalde informatie van u nodig om bepaalde diensten te kunnen aanbieden en haar activiteiten te kunnen uitvoeren. 

DEBATEVILLE verwerkt uw persoonsgegevens in het bijzonder voor de volgende doeleinden:

DEBATEVILLE zal uw persoonsgegevens niet gebruiken voor doeleinden die niet in overeenstemming zijn met de doeleinden in deze Verklaring, tenzij indien deze verwerking niet plaatsgrijpt op een wijze die onverenigbaar is met een van de bovenvermelde doelstellingen of  de toepasselijke privacywetgeving dit toestaat of vereist, u dit toestaat of wanneer dit noodzakelijk is voor uw vitale belangen (bijvoorbeeld in geval van een medische noodzaak). 

Waarom vraagt DEBATEVILLE naar de socio-economische achtergrond van mijn kind?

Om het programma van DEBATEVILLE nauw te laten aansluiten op de doelgroep en de specifieke doelstellingen van de organisatie, verwerkt DEBATEVILLE gegevens over de socio-economische achtergrond van de deelnemers aan de DEBATEVILLE-activiteiten. Deze worden ingezet om de vooruitgang die deelnemende kinderen boeken te monitoren in functie van hun socio-economisch profiel en de activiteiten van DEBATEVILLE hierop af te stemmen.

Volledig geanonimiseerde analyses op groepsniveau kunnen publiek gemaakt worden en gebruikt worden voor externe communicatie naar stakeholders en andere derden toe. 

U bent steeds vrij om deze gegevens al dan niet mee te geven. Het al dan niet delen van informatie over de socio-economische achtergrond van uw kind, heeft geen impact op de mogelijke deelname aan de activiteiten.

Welke wettelijke basis ligt ten grondslag aan de verwerking van persoonsgegevens door DEBATEVILLE?

DEBATEVILLE verwerkt uw persoonsgegevens zoals toegestaan door de toepasselijke privacywetgeving. In het kader van de verwerking van persoonsgegevens door DEBATEVILLE zijn de volgende rechtmatigheidsgronden van toepassing. 

De verwerking van bepaalde persoonsgegevens, zowel van de kinderen als de ouders (waar relevant en voor zover nodig in het kader van de verwerking), is strikt noodzakelijk voor het uitvoeren van de diensten aan de deelnemende kinderen en bijgevolg voor de uitvoering van de overeenkomst. Het betreft hier bij wijze van voorbeeld persoonsgegevens zoals naam, rijksregisternummer, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, geslacht, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. 

De verwerking van gezondheidsgegevens gebeurt louter in het kader van een gebeurlijk medisch noodgeval en is aldus noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen.

De verwerking van bepaalde persoonsgegevens kan eveneens kaderen binnen een wettelijke verplichting van DEBATEVILLE, bijvoorbeeld op het vlak van rapporteringsverplichtingen naar een subsidiërende overheid toe of in het kader van boekhoudkundige en financiële verplichtingen.

De verwerking van persoonsgegevens voor marketing- en promotionele doeleinden en met het oog op de verbetering van de diensten van DEBATEVILLE, kadert binnen het gerechtvaardigd belang van DEBATEVILLE, met dien verstande dat DEBATEVILLE de verwerking niet zal uitvoeren wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan de belangen van DEBATEVILLE, met name wanneer de betrokkene een kind is.        

Buiten deze situaties berust de gegevensverwerking steeds op uw toestemming, die vrijelijk gegeven wordt en die u ten allen tijde kan intrekken door sophie@debateville.org te contacteren. Deze intrekking geldt enkel voor de toekomst en brengt geen verwerkingsprocessen voorafgaand aan de intrekking in het gedrang, noch de verwerking van (bepaalde van) deze persoonsgegevens op basis van andere rechtmatigheidsgronden dan uw toestemming.

Wanneer (i) de verwerking van persoonsgegevens berust op toestemming en (ii) de betrokkene een kind is, is deze verwerking enkel rechtsgeldig wanneer het kind minimum 16 jaar is. Voor kinderen jonger dan 16 jaar is de gegevensverwerking enkel rechtsgeldig wanneer de toestemming wordt verleend door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het kind draagt.

Wanneer DEBATEVILLE gevoelige persoonsgegevens verwerkt, berust dit op volgende wettelijke basis: (i) uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de betrokkene, (ii) ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene en (iii) de verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Enkel werknemers van DEBATEVILLE die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken en in het licht van bovenstaande doeleinden, hebben toegang tot uw gegevens. Daarnaast kunnen medewerkers en vaste vrijwilligers of freelacers, zoals de mentoren, beschikken over bepaalde persoonsgegevens in het belang van uw kind, zoals de naam van het deelnemende kind, belangrijke medische informatie en het telefoonnummer dat werd opgegeven door de ouders. De toegang is steeds beperkt tot welbepaalde  persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitoefening van deze activiteiten en in het licht van bovenstaande doeleinden, en met dien verstande dat zowel de werknemers als de externe medewerkers en vaste vrijwilligers een confidentialiteitsverbintenis zijn aangegaan .

In zoverre noodzakelijk binnen het wettelijk kader en telkens in het licht van de verwerkingsdoeleinden, kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden opdat zij deze kunnen verwerken onder de verantwoordelijkheid van DEBATEVILLE en met overheden. 

Vooraleer deze persoonsgegevens door te geven aan derden, onderneemt DEBATEVILLE de nodige stappen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij verwachten en eisen van de derde aan wie wij de persoonsgegevens meedelen dat zij een passend beschermingsniveau inzake de persoonsgegevens in acht nemen, dat zij de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens waarborgen en dat zij zich er contractueel toe verbinden de privacywetgeving na te leven. 

Het gaat onder meer om de volgende derde partijen-ontvangers: 

Tot slot kunnen de persoonsgegevens ook gebruikt worden in externe communicatie naar andere stakeholders toe, zoals subsidiërende overheden en onderzoeksinstellingen, op voorwaarde dat zij volledig geanonimiseerd zijn en als dusdanig niet langer kwalificeren als persoonsgegevens in de zin van de toepasselijke privacywetgeving.

Waar  bewaart DEBATEVILLE uw persoonsgegevens en voor hoelang?

DEBATEVILLE bewaart uw persoonsgegevens via de cloud-servers van Notion en Google Drive. De overdracht gebeurt enkel met het oog op administratieve verwerking van deze gegevens. Indien persoonsgegevens worden bewaard in landen buiten de Europese Economische Ruimte of overgedragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, wordt via modelcontractbepalingen een passend niveau van bescherming opgelegd die de toepassing van de GDPR garandeert.

DEBATEVILLE bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk in het licht van de doeleinden zoals beschreven in deze Verklaring, en meer bepaald slechts gedurende de periode die noodzakelijk is om contact met de deelnemende jongeren te houden in het kader van de activiteiten en om de werking van DEBATEVILLE te kunnen onderzoeken, de activiteiten te verbeteren en de verwerkingsdoelstellingen te kunnen bereiken. In geen geval worden uw persoonsgegevens langer dan 10 jaar na uw laatste deelname aan een activiteit van DEBATEVILLE bijgehouden, waarna zij worden gewist of geanonimiseerd.

Met het oog op een behoorlijke verwerking en zonder afbreuk te doen aan de inspanningsverplichting van DEBATEVILLE en uw recht tot rectificatie ter zake, wordt u gevraagd uw persoonsgegevens in het licht van de doeleinden actueel te houden en DEBATEVILLE op de hoogte te brengen van elke materiële verandering.

Hoe beveiligt DEBATEVILLE uw persoonsgegevens?

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden. Onderstaand volgt een overzicht van de genomen technisch en organisatorische maatregelen: 

  1. Technische maatregelen 
    • Gebruik van virusscans, firewalls, … 
    • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
    • Geen onbeveiligde of niet-geëncrypteerde harde schijven of andere fysieke dragers (zoals usb-sticks) 
    • Toegangsbeveiliging tot gegevens 
  2. Organisatorische maatregelen 
  3. Welbepaalde personen hebben toegang 
  4. Procedure voor incidentenbeheer (zie onderstaand) 
  5. Policy voor medewerkers
  6. Opleiding van medewerkers 
  7. Vertrouwelijkheidsclausules

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens en de daarmee gepaard gaande schending van de beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid van persoonsgegevens, zal DEBATEVILLE de inbreuk in verband met persoonsgegevens binnen 72 uur na het bekend worden ervan melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico vormt voor de rechten en vrijheden van de desbetreffende betrokkenen.

DEBATEVILLE zal een inbreuk in verband met persoonsgegevens ook melden aan de desbetreffende betrokkene indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een verhoogd risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkene met zich meebrengt.

Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U heeft het recht (in de omstandigheden en onder voorwaarden, zoals opgenomen in de toepasselijke privacywetgeving, en onverminderd wettelijke uitzonderingen) om:

Gelieve op te merken dat bovenstaande rechten door de geldende privacywetgeving beperkt toepasselijk kunnen zijn tot bepaalde verwerkingsprocessen in het licht van welbepaalde doelstellingen .

Wat als u vragen heeft of meer informatie wenst?

Deze privacyverklaring beoogt u volledige en transparante informatie te verlenen over hoe DEBATEVILLE omgaat met persoonsgegevens. Gelieve sophie@debateville.org te contacteren indien u verdere vragen heeft over hoe DEBATEVILLE persoonsgegevens verwerkt of indien u een van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen. U ontvangt binnen dertig (30) dagen kosteloos een bevestiging van uw verzoek, met dien verstande dat deze termijn met dertig (30) dagen kan worden verlengd, indien DEBATEVILLE het verzoek in kwestie als complex beschouwt.